其實不管是經驗豐富的公關公司還是剛開始的公關公司都有這樣的擔憂：舉辦新聞發布會的那天，大家都會如約而至嗎？下面看看新聞發布會策劃中要準備的哪些工作。

      （1）邀請記者。記者招待會邀請記者的范圍要根據會議的主題而定，如果事件影響僅限于一個地區，只邀請本地各媒體記者就可以了。如果事件涉及全國范圍的廣大公眾，則必須邀請中央及地方各主要媒體的記者。不論在什么范圍內邀請記者，有一個原則必須遵守，即對同一級的新聞單位要一事同仁，避免厚此薄彼。

      （2）統一宣傳口徑。某一新聞發布到何種程度，在記者招待會前一定要在組織內部統一口徑，以免因參加會議的人員說法不統一，造成記者報道失實。

      （3）選擇主要發言人。記者招待會的主要發言人一般應由組織的主要負責人擔任，因為他熟悉組織的全面情況，說話有權威性。主要發言人要求頭腦機敏，口齒伶俐，具有較強的語言表達能力。

      （4）準備報道提綱和答案要點。公關部門的負責人在會前要熟悉主要發言，并根據主要發言整理出報道提綱。報道提綱應包括主要發言的基本內容，并附有背景材料，有關資料，圖表照片等等。

      （5）準備好會場。記者招待會前一定要認真選擇會場，會場外部交通方便，環境干擾少。會場內氣溫適宜，座椅舒適，燈光明亮，電源設備充分，便于錄音、錄像和安裝各種通訊設備。

      （6）會議主持人的準備工作。記者招待會的主持人一般由公關部的負責人擔任，主持人應當語言幽默，機智靈活，善于控制會場上的氣氛。

      （7）準備輔助工具。在記者招待會前，要準備好各種輔助工具，如圖表、幻燈、照片、地圖、模型、實物、錄音、錄像等等，使記者招待會產生最佳的宣傳效果。

      （8）安排好記者活動。在記者招待會的前后，可安排記者參觀、訪問、攝影、攝像。舉行宴會、旅游等聯誼活動，準備好交通費，小禮品等。